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Los sistemas de gestión más utilizados en las administraciones públicas

Para garantizar una gestión y compartición de expedientes con garantías, las administraciones públicas cuentan con protocolos y un software especializado que cumple la legislación vigente en protección de datos. En este artículo, te facilitamos un resumen de los sistemas de gestión más utilizados en la Administración.

Gestión de expedientes en la Administración

La gestión y compartición de expedientes en las administraciones tiene tres condiciones ineludibles: confidencialidad, agilidad en la gestión y evitar duplicidades. La introducción de sistemas de gestión informatizados está generalizada, aunque sí es cierto que el ritmo de implementación y los éxitos han sido diferentes dependiendo del caso.

Además, has de tener en cuenta un factor adicional que hay que aplicar en todas las herramientas de gestión informática de una empresa. Si bien hasta hoy la legislación de referencia era la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), a partir del 25 de mayo será obligatoria la adopción del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD). Esto implica, por ejemplo, que cada Administración ha de nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO) que supervise los procesos, puesto que se priorizará la autorregulación.

Estos son algunos de los sistemas informáticos de gestión que se utilizan con más frecuencia en las distintas administraciones públicas para el día a día. No hay que olvidar que, dependiendo del tamaño de cada Administración y de sus necesidades, será más adecuado el uso de una u otra herramienta.

Gestión de expedientes Acompalia

Esta herramienta es especialmente interesante para las administraciones porque permite compartir documentación con conexión cifrada y discriminando las posibilidades de acceso en tres niveles. En primer lugar, los equipos de trabajo; en segundo lugar, los colaboradores externos y, finalmente, los usuarios de las administraciones.

El responsable de la Administración sabrá quién tiene acceso y a qué información de forma puntual, por lo que se reducen las posibilidades de filtración.

Sistema de gestión documental IntraDoc

Desde la perspectiva de las administraciones, este sistema permite mejorar el servicio a los ciudadanos porque se pueden incluir formularios de reclamaciones, quejas y sugerencias. De esta forma, las administraciones que trabajen con esta herramienta podrán facilitar la interacción con los administrados.

Por otra parte, y a un nivel interno, es interesante para áreas como la gestión de recursos humanos, el control de calidad o las relaciones con los proveedores porque cuenta con fichas internas de seguimiento.

Conclusión

La gestión y compartición de expedientes tiene que realizarse con sistemas informatizados que permitan ahorrar recursos sin renunciar por ello a la confidencialidad necesaria. En este sentido, existen empresas especializadas que te pueden ayudar en este aspecto a precios muy competitivos y con todas las garantías que exige el nuevo RGPD.

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